摘要:在項(xiàng)目管理中有一句名言“有變更,走流程”。如果領(lǐng)導(dǎo)拒絕在變更申請(qǐng)上簽字,導(dǎo)致變更無(wú)法推行,且其還是公司上層的親戚,你該怎么辦?今天,我們邀請(qǐng)了希賽創(chuàng)造營(yíng)的學(xué)員們,通過(guò)剖析和解決具體問(wèn)題,為大家提供這一類問(wèn)題解決的辦法參考。一起來(lái)看看吧。
本期案例
行業(yè):制藥
崗位:質(zhì)量部CC負(fù)責(zé)人
案例背景:
制藥公司里,與制藥相關(guān)的工作內(nèi)容調(diào)整都非常的謹(jǐn)慎,并有完整的記錄,任何改動(dòng)都不是輕易的。每一個(gè)變更都要有完整的記錄以及影響說(shuō)明材料。
遇到的問(wèn)題:
公司已經(jīng)上了ERP系統(tǒng),并且已經(jīng)經(jīng)過(guò)第三方認(rèn)證。倉(cāng)儲(chǔ)發(fā)貨是通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行信息傳遞,但是為了數(shù)據(jù)安全,所有發(fā)貨記錄我們都是打印出來(lái)存檔的。公司新來(lái)一位生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo),認(rèn)為系統(tǒng)并不可靠,要求所有的發(fā)貨必須走線下流程,總經(jīng)理同意了。這個(gè)如果作為其內(nèi)部文件,我們沒(méi)有意見(jiàn),但是他要求質(zhì)量部在文件體系中增加這個(gè)文件,還拒絕在變更申請(qǐng)上簽字?,F(xiàn)在變更不能推進(jìn),這位領(lǐng)導(dǎo)多次在協(xié)調(diào)會(huì)上說(shuō)我不配合,領(lǐng)導(dǎo)是總經(jīng)理親戚,不管事。
待解決的問(wèn)題:
怎么向上管理?
需要規(guī)避的點(diǎn):
1、不能以ERP數(shù)據(jù)不安全為理由提交申請(qǐng),要不然違反GMP法規(guī);
2、制藥企業(yè)所有的變更都是要留檔的,藥監(jiān)局要查的;
3、加入質(zhì)量管理體系的文件,新增和刪除是藥監(jiān)局重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象。
主治醫(yī)師
01昵稱:0℃
首先這個(gè)問(wèn)題其實(shí)就是一個(gè)用ERP系統(tǒng),一個(gè)還是用線下傳統(tǒng)方式。既然當(dāng)初決定上ERP系統(tǒng),那初衷是什么?傳統(tǒng)的手工走流程,作為老板想了解公司的狀態(tài)只能找總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理了解公司的訂單生產(chǎn)情況,ERP系統(tǒng)一上線老板可以隨時(shí)可以在系統(tǒng)上看到訂單情況、生產(chǎn)狀態(tài)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等好處肯定不多說(shuō)了。
1、至于ERP不可靠,這個(gè)需要找到影響公司ERP運(yùn)轉(zhuǎn)的事實(shí)狀況,如人員不會(huì)用,中途下單無(wú)法刷新,是針對(duì)ERP所遇到的問(wèn)題內(nèi)部培訓(xùn)或系統(tǒng)上進(jìn)行優(yōu)化適合公司的流程方式。
2、ERP數(shù)據(jù)不安全這是這個(gè)系統(tǒng)的權(quán)限問(wèn)題。
3、既然流程上本身不支持,只是領(lǐng)導(dǎo)要求改,在會(huì)議后可以詢問(wèn)各部門意見(jiàn),盡可能獲取其他部門的人一起支持。
4、如果一定要改,還要求在質(zhì)量部門文件里面增加這個(gè)文件,又不肯簽字變更這就是耍賴,后續(xù)老板高層追溯起來(lái)質(zhì)量部門肯定背鍋,所以變更必須要高層領(lǐng)導(dǎo)簽字記錄并把相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)和要求必要時(shí)需要密送給老板,如果老板都同意了,那就執(zhí)行就可以,只是后面出了問(wèn)題這個(gè)鍋可不背。
02昵稱:沉夢(mèng)聽(tīng)雨
從個(gè)人方面來(lái)說(shuō),上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做到這個(gè)程度明顯就是不負(fù)責(zé)任,但是考慮到是領(lǐng)導(dǎo)親戚,做手下的也沒(méi)有辦法,這樣會(huì)導(dǎo)致流程無(wú)法進(jìn)行,進(jìn)度拖延,并且領(lǐng)導(dǎo)在多次會(huì)議上明顯說(shuō)出我不配合,這樣就會(huì)導(dǎo)致我們的執(zhí)行更加的困難,遇到這種困難我們要追根究底的研究,為什么會(huì)導(dǎo)致這樣的情況出現(xiàn)?知道什么原因之后我們對(duì)癥下藥,該問(wèn)題即可迎刃而解,那么,說(shuō)回來(lái),如何找到領(lǐng)導(dǎo)不配合的原因呢?有以下幾點(diǎn):
1、尊重自己的領(lǐng)導(dǎo)
首先領(lǐng)導(dǎo)要求在質(zhì)量部的文件體系中加入這個(gè)文件,那么我們需要知道領(lǐng)導(dǎo)的想法,為什么需要加入;其次,我們應(yīng)該把加入文件體系的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)都明確提出,講明其中的厲害關(guān)系,如果你的上級(jí)任然堅(jiān)持他的觀點(diǎn),切記不能再會(huì)上與他發(fā)生爭(zhēng)執(zhí),這會(huì)讓他非常尷尬,就算自己不對(duì),也會(huì)堅(jiān)持說(shuō)自己對(duì)。你可以選在會(huì)后,私下找領(lǐng)導(dǎo)交流,問(wèn)清原委。
2、主動(dòng)匯報(bào),讓上級(jí)(被迫)有參與感
管理者除了管理工作之外,還有自身的日常工作,忙起來(lái)顧不上下屬。會(huì)導(dǎo)致下級(jí)覺(jué)得上級(jí)無(wú)所事事,像甩手掌柜,從來(lái)不關(guān)心下屬。而有些事自己做主。而作為下屬,應(yīng)該主動(dòng)匯報(bào),讓領(lǐng)導(dǎo)時(shí)刻都了解整體的動(dòng)向,這樣上級(jí)心中欣慰,而你也在上級(jí)心中留下好的印象,以后有啥意見(jiàn),私下提出,領(lǐng)導(dǎo)會(huì)進(jìn)行考慮。而匯報(bào)過(guò)程中,主要有三點(diǎn),一,我做了什么;二,我將要做什么;三,我需要得到什么幫助。這樣進(jìn)行匯報(bào)之后,可以讓領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)領(lǐng)全局,讓領(lǐng)導(dǎo)知道進(jìn)度,被迫的參與到你的工作之中,因?yàn)槟阍趨R報(bào)過(guò)程中已經(jīng)明確了希望得到的支持,所以作為上級(jí),不能完全袖手旁觀。
3、讓上級(jí)做選擇題,或者填空題,而非所有讓領(lǐng)導(dǎo)一人操辦
這一點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)最喜歡的一點(diǎn),作為領(lǐng)導(dǎo)的下屬,要學(xué)會(huì)替領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)任務(wù),遇到問(wèn)題之后,首先需要知道問(wèn)題如何產(chǎn)生,需要的解決方案有哪些,解決方案需要的支持是哪些,總結(jié)好,讓領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行選擇,或者填空,也許方案不是最優(yōu)的,但是讓領(lǐng)導(dǎo)知道,你認(rèn)真的思考過(guò),他也會(huì)用同樣認(rèn)證的態(tài)度來(lái)告訴你,方案的不足,而讓你收益良多。
4、正確理解上級(jí)的意圖
很多時(shí)候,不是上級(jí)朝令夕改,而是我們一開(kāi)始就沒(méi)有正確理解上級(jí)的意圖。每個(gè)上級(jí)的管理風(fēng)格有所差異,有些管理者會(huì)事無(wú)巨細(xì)地交代,但也有些管理者只會(huì)給出模糊的指令,讓你自己去發(fā)掘。當(dāng)我們執(zhí)行指令時(shí),不僅要理解上級(jí)的紙面意思,更要理解管理者的最終意圖,多思多做。
向上管理是一門藝術(shù),他需要因人而異,因地制宜。每一個(gè)管理者,都是一個(gè)普通的人,也會(huì)有做得不夠好,不夠到位的地方。在和上級(jí)的相處過(guò)程中,我們也會(huì)越發(fā)了解上級(jí)的管理風(fēng)格,以及可能的領(lǐng)導(dǎo)缺陷,針對(duì)這些風(fēng)格,缺陷,我們進(jìn)行填缺補(bǔ)漏。
#我有話說(shuō)#
@小嘉Carrie:
制藥不是很懂,但是變更有上級(jí)體系監(jiān)管和報(bào)備,那變更就顯得很重要,這位領(lǐng)導(dǎo)不同意就有可能導(dǎo)致企業(yè)會(huì)受到外部的壓力,把這個(gè)問(wèn)題指明出來(lái),領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該不至于不配合吧。如果說(shuō),他需要兩條線并進(jìn),那就是在不改變系統(tǒng)的前提下(注意,改系統(tǒng)就需要把2、3條影響說(shuō)的重一點(diǎn)、前提是這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不太懂行)。另外就是在內(nèi)部審核流程中增加他需要的部分,不要調(diào)整原本線上流程,增加企業(yè)可控部分的流程,行程紅頭文件,領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),分發(fā)到各部門遵守就好。既能滿足行業(yè)監(jiān)管要求,又能滿足領(lǐng)導(dǎo)的“虛榮心”。
向上管理無(wú)非就是了解領(lǐng)導(dǎo)提出問(wèn)題的“根本原因”,如果只是滿足他新官上任放幾把火,你就在合適的地方讓他放——比如線下審核流程增加幾個(gè)有他把控的地方,給他充分的權(quán)利展示,同時(shí)控制他不要放火燒過(guò)頭,私下可以跟領(lǐng)導(dǎo)提一下行業(yè)監(jiān)管問(wèn)題和藥監(jiān)局關(guān)注點(diǎn)。然后探一下他的關(guān)注點(diǎn),解決他需求的根源,既要滿足他作為領(lǐng)導(dǎo)的虛榮,同時(shí)也委婉的建議他不要背太多責(zé)任(出現(xiàn)監(jiān)管問(wèn)題,對(duì)他并不利)。
@呆萌小純潔:
首先無(wú)論藥品還是器械EC都是重中之重,涉及重大還需要進(jìn)行報(bào)備遞交材料給監(jiān)管機(jī)構(gòu)審批。所以EC一定是大家都認(rèn)可的方式?;氐絾?wèn)題本身,其實(shí)是走線上還是線下還是二者并進(jìn),其實(shí)并不太互相影響。首先ERP導(dǎo)入實(shí)施是經(jīng)過(guò)3Q驗(yàn)證,有全套材料的,并且經(jīng)過(guò)歷次體考和飛檢沒(méi)出問(wèn)題也是證明,線下流程需要的就是來(lái)回簽字跑腿,可能采購(gòu)下推-IQC檢驗(yàn)入庫(kù)-再發(fā)生產(chǎn)-再入,一切問(wèn)題根源要和生產(chǎn)部門實(shí)際處理該記錄的人員進(jìn)行探討,如果他們也認(rèn)可領(lǐng)導(dǎo)的方式,可以線上線下并進(jìn),但數(shù)據(jù)要保持一致,如果不同意采集意見(jiàn)再和領(lǐng)導(dǎo)談一次;
其次EC是管理的很嚴(yán),但并不是說(shuō)只有線上的才行,線下材料齊全也是OK的,所以并不是很困惑,第三個(gè)問(wèn)題其實(shí)和第一個(gè)一樣的,如果生產(chǎn)的員工可以保證線上線下保持一致,保證說(shuō)寫(xiě)作一致,那就不怕查、隨時(shí)查。換個(gè)想法,企業(yè)真的做的有那么好嗎?數(shù)據(jù)不會(huì)騙人,但有的時(shí)候企業(yè)需要調(diào)整修改一些內(nèi)容的時(shí)候,紙質(zhì)還是最靠譜的,所以最終評(píng)判一下企業(yè)現(xiàn)狀、員工可接受度、領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)心的要素,匯總一下和法規(guī)部門溝通出一個(gè)方案,給領(lǐng)導(dǎo)審批,在合規(guī)的前提下領(lǐng)導(dǎo)咋說(shuō)就咋做即可。
@Lucy:
首先,這個(gè)案例感覺(jué)這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)很奇怪,自己提出變更,但又不留下書(shū)面痕跡,感覺(jué)有很多不可言說(shuō)的一些東西在里面。守法是第一位的,不要留下任何被審計(jì)或者可能審計(jì)的隱患是底線。其次,嚴(yán)格按變更流程來(lái)。最多是換個(gè)方法,以附件的形式把領(lǐng)導(dǎo)需要變更的內(nèi)容和提出時(shí)間記錄好,并對(duì)這個(gè)要求提三個(gè)選擇:
1、按領(lǐng)導(dǎo)的要求變更流程,走內(nèi)部簽批;2、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的擔(dān)心予以說(shuō)明,對(duì)給出可替代的選擇方案(如擔(dān)心數(shù)據(jù)不安全,就加強(qiáng)權(quán)限管理, 加強(qiáng)容災(zāi)備份等等);3、適度變更(但還是要走流程),一是緊急情況下(如ERP線上出故障 或者網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)有問(wèn)題時(shí),)走線下,但要每天把數(shù)據(jù)錄入(并記錄審批流程的痕跡)等等,讓領(lǐng)導(dǎo)選擇方案。
反正就是大鍋絕對(duì)不背,小鍋(無(wú)傷大雅的那種)可以考慮,并把一切擺在面上,走陽(yáng)謀,但話要委婉點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)話語(yǔ)權(quán)大,誰(shuí)知道他在背后是否有沒(méi)有歪曲事實(shí),有時(shí),或者他理解不到位,把他的理解到處說(shuō)或者給有決策權(quán)的人說(shuō),即使他不是故意的,但對(duì)當(dāng)事人也非好事。如果他不簽字,就開(kāi)會(huì)唄,說(shuō)下現(xiàn)在已經(jīng)簽字認(rèn)可的流程是什么,看大家對(duì)這個(gè)已經(jīng)簽批完成的流程有什么異議(或者是需要完善的地方),一起在這個(gè)會(huì)上提出來(lái),然后做記錄,下來(lái)就發(fā)起流程,走簽字流程。(開(kāi)這個(gè)會(huì)的時(shí)候就當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的要求更改的意見(jiàn)不存在)
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