增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票在開具主體、使用對象、發(fā)票內(nèi)容、功能作用、管理要求和開票流程等方面都存在明顯區(qū)別。企業(yè)在實際經(jīng)營中，應(yīng)根據(jù)交易對象和業(yè)務(wù)需求，正確選擇和使用發(fā)票類型，以避免稅務(wù)風(fēng)險，確保財務(wù)處理的合規(guī)性。

從發(fā)票開具主體與使用對象來看，增值稅專用發(fā)票一般由增值稅一般納稅人領(lǐng)購使用，小規(guī)模納稅人需要使用時，只能經(jīng)稅務(wù)機關(guān)批準(zhǔn)后由當(dāng)?shù)囟悇?wù)機關(guān)代開。其開具對象主要為一般納稅人，用于一般納稅人之間的交易活動。而普通發(fā)票的開具主體則更為廣泛，從事經(jīng)營活動并辦理了稅務(wù)登記的各種納稅人都可以領(lǐng)購使用，未辦理稅務(wù)登記的納稅人也可以向稅務(wù)機關(guān)申請領(lǐng)購使用普通發(fā)票，其使用對象包括小規(guī)模納稅人、個人消費者等各類經(jīng)濟(jì)活動參與者。

發(fā)票內(nèi)容方面，增值稅專用發(fā)票除了具備普通發(fā)票所包含的購買單位、銷售單位、商品或者服務(wù)的名稱、商品或者勞務(wù)的數(shù)量和計量單位、單價和價款、開票單位、收款人、開票日期等內(nèi)容外，還包括納稅人稅務(wù)登記號、不含增值稅金額、適用稅率、應(yīng)納增值稅額等重要信息。這種詳細(xì)的內(nèi)容構(gòu)成，使得增值稅專用發(fā)票能夠清晰地反映交易雙方的稅務(wù)信息，為進(jìn)項稅額抵扣提供依據(jù)。而普通發(fā)票通常只需購買方名稱，部分類型可省略稅號，內(nèi)容相對簡單。

在功能作用上，增值稅專用發(fā)票是購銷雙方收付款的憑證，更重要的是，它可以用作購買方扣除增值稅的憑證。購貨方可以憑抵扣聯(lián)，依法申報認(rèn)證抵扣進(jìn)項稅額，從而減少應(yīng)繳納的增值稅金額。而普通發(fā)票除運費、收購農(nóng)副產(chǎn)品、廢舊物資的按法定稅率作抵扣外，其他的一律不予作抵扣用，主要用于記錄銷售或提供服務(wù)的情況。

管理要求上，由于增值稅專用發(fā)票涉及到進(jìn)項稅額抵扣的問題，稅務(wù)機關(guān)對其管理有更為嚴(yán)格的要求。企業(yè)需按照規(guī)定保管好相關(guān)資料，確保能夠隨時接受稅務(wù)機關(guān)的檢查。例如，已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。而普通發(fā)票的管理相對寬松一些，但同樣需要遵守發(fā)票管理的相關(guān)規(guī)定。

開票流程也存在差異。開具增值稅專用發(fā)票時需要通過國家稅務(wù)總局指定的防偽稅控系統(tǒng)進(jìn)行操作，并且要求雙方均為一般納稅人身份，以確保發(fā)票的真實性和合法性。普通發(fā)票則可以通過企業(yè)自身的財務(wù)軟件或手工填寫等方式完成開票過程，手續(xù)較為簡便。