1、項(xiàng)目溝通管理的過(guò)程包括哪些？

    項(xiàng)目溝通管理的過(guò)程包括溝通管理計(jì)劃編制，信息分發(fā)，績(jī)效報(bào)告，項(xiàng)目干系人管理。

    溝通管理計(jì)劃確定了項(xiàng)目干系人的溝通需求和溝通風(fēng)格；

    信息分發(fā)確定了何類(lèi)信息以何種方式在何時(shí)發(fā)送給何人；

    績(jī)效報(bào)告包括收集和分發(fā)績(jī)效的信息；

    項(xiàng)目干系人管理滿足了信息需求者的需求并解決項(xiàng)目干系人之間的問(wèn)題。

    2、溝通管理失敗的可能原因有哪些？

    （1）缺乏對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的溝通需求和溝通風(fēng)格分析。

    （2）會(huì)議缺乏完整規(guī)程，會(huì)議效率低下，缺乏會(huì)議效果。

    （3）沒(méi)有相應(yīng)的會(huì)議記錄。

    （4）對(duì)會(huì)議結(jié)論沒(méi)有獲得執(zhí)行。

    （5）溝通方式單一。

    （6）對(duì)客戶的溝通風(fēng)格不適應(yīng)。

    （7）對(duì)項(xiàng)目重要性認(rèn)識(shí)不足。

    （8）客戶對(duì)自己的業(yè)務(wù)模式表達(dá)不清楚。

    （9）項(xiàng)目成員不具備溝通技巧。

    3、應(yīng)該怎樣提高項(xiàng)目例會(huì)的效率？

    （1）明確會(huì)議目的。

    （2）確定會(huì)議議程和時(shí)間安排。

    （3）明確參會(huì)人員。

    （4）明確會(huì)議地點(diǎn)。

    （5）指定會(huì)議主持人。

    （6）會(huì)前須分發(fā)會(huì)議資料給參會(huì)人員。

    （7）會(huì)議必須有會(huì)議記錄。

    （8）認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議結(jié)論。

    4、除項(xiàng)目例會(huì)外，還可以采取哪些措施促進(jìn)有效溝通？

    （1）對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通需求和溝通風(fēng)格分析。

    （2）對(duì)不同的溝通需求和溝通風(fēng)格采用不同的溝通方式。

    （3）可以通過(guò)電話、電子郵件、即時(shí)通信軟件和辦公自動(dòng)化軟件等工具進(jìn)行溝通。

    （4）可以使用非正式的溝通方式，如非正式面談等。

    （5）對(duì)于正式的溝通應(yīng)形成記錄，并落實(shí)執(zhí)行。

    （6）可以引入一些標(biāo)準(zhǔn)的溝通模板。

    （7）注意沖突管理。

    5、溝通管理計(jì)劃包括哪幾部分？

    溝通管理計(jì)劃一般包括三部分：

    （1）項(xiàng)目干系人分析：確定哪些是項(xiàng)目干系人的信息需求，并明確項(xiàng)目對(duì)項(xiàng)目干系人的影響和收益，幫助項(xiàng)目經(jīng)理制訂出對(duì)項(xiàng)目的最佳溝通策略。

    （2）溝通需求分析：明確項(xiàng)目干系人的信息需求，通過(guò)把項(xiàng)目干系人所需的信息的類(lèi)型和格式以及價(jià)值結(jié)合就可以確定溝通需求。

    （3）溝通技術(shù)：保證了溝通的效率和效果。

    6、如何制訂有多個(gè)承包商參與的項(xiàng)目的溝通管理計(jì)劃？

    （1）做好項(xiàng)目干系人分析和溝通需求分析。

    （2）發(fā)揮總承包商的領(lǐng)頭作用和監(jiān)理方的協(xié)調(diào)作用。

    （3）對(duì)共用資源進(jìn)行可用性分析，引入資源日志。

    （4）制訂沖突解決方案。

    （5）使用項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。

    （6）健全項(xiàng)目管理制度并監(jiān)管執(zhí)行。

    7、人的溝通風(fēng)格有哪幾種？和各種風(fēng)格的人相處需注意什么？

    分析型的人需要在獲得完整的信息之后才能做出結(jié)論；

    實(shí)踐型的人會(huì)把注意力集中在事上；

    表現(xiàn)型的人和理想型的人在乎自己的感受和感覺(jué)。

    （1）理想型。

    與理想型的人相處，需要給予其真誠(chéng)及強(qiáng)烈的肯定，強(qiáng)調(diào)信任和忠誠(chéng)，講求團(tuán)隊(duì)合作，做他的聆聽(tīng)者和支持者。

    （2）實(shí)踐型（操縱型）。

    需要了解他對(duì)事不對(duì)人，肯定對(duì)方的能力、支持他的看法、把握事情完成的時(shí)效與正確性，掌握要點(diǎn)溝通，不拐彎抹角，直截了當(dāng)讓他做出選擇，相信他的建議是善意的。

    （3）表現(xiàn)型（親和型）。

    需要注意關(guān)心他的心情，關(guān)心他的心情比關(guān)心事情更重要，讓他覺(jué)得備受歡迎和重視，欣賞他的熱情，把握非正式交談的機(jī)會(huì)，避免讓他陷入沖突的情景。

    （4）理性型（分析型）。

    需要給予其真誠(chéng)及強(qiáng)烈的肯定，強(qiáng)調(diào)信任和忠誠(chéng)，講求團(tuán)隊(duì)合作，做他的聆聽(tīng)者和支持者。

    8、如何在項(xiàng)目?jī)?nèi)外加強(qiáng)有效溝通？

    項(xiàng)目的溝通分為項(xiàng)目?jī)?nèi)和項(xiàng)目外，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)外應(yīng)保持一致，一個(gè)團(tuán)隊(duì)用一種聲音說(shuō)話，甚至于針對(duì)不同的溝通風(fēng)格，選用不同的代言人。

    通過(guò)非正式的溝通改善溝通雙方的關(guān)系，采用對(duì)方能接受的溝通風(fēng)各更好地和對(duì)方溝通，注意溝通的升級(jí)原則，安排溝通管理計(jì)劃掃清溝通中的障礙。

    在團(tuán)隊(duì)的溝通中，可以采取六頂帽子的思考方式。

    9、溝通的升級(jí)原則有哪些？

    （1）和對(duì)方溝通

    （2）和對(duì)方上級(jí)溝通

    （3）和自己上級(jí)溝通

    （4）自己的上級(jí)和對(duì)方上級(jí)溝通

    10、項(xiàng)目溝通的基本原則有哪些？

    （1）溝通內(nèi)外有別

    （2）非正式溝通有利于關(guān)系融洽

    （3）采用對(duì)方能接受的溝通風(fēng)格

    （4）溝通升級(jí)原則

    11、如何改進(jìn)項(xiàng)目溝通？

    （1）使用項(xiàng)目信息系統(tǒng)輔助溝通

    （2）建立溝通基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)

    （3）使用項(xiàng)目溝通模析

    （4）把握項(xiàng)目溝通基本原則

    （5）發(fā)展更好的溝通技能

    （6）認(rèn)識(shí)和把握人際溝通風(fēng)格

    （7）進(jìn)行良好的沖突管理

    （8）召開(kāi)高效會(huì)議

    12、在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的六頂帽子思維方式是指什么？

    白色帽子代表信息，關(guān)注的焦點(diǎn)在于獲得的信息。

    紅色帽子表示感覺(jué)和情感，關(guān)注的焦點(diǎn)在于獲得的感覺(jué)，如對(duì)某件事的感覺(jué)怎么樣；

    黑色帽子表示負(fù)面，關(guān)注的焦點(diǎn)在于負(fù)面影響和危機(jī)；

    黃色帽子表示正面，關(guān)注的焦點(diǎn)為獲得的利益和價(jià)值；

    綠色帽子表示創(chuàng)新，關(guān)注的焦點(diǎn)為新的想法、建議和假設(shè)；

    藍(lán)色帽子表示組織和控制，關(guān)注的焦點(diǎn)為如何組織和控制。

    13、一般情況下，項(xiàng)目需求的獲取需要經(jīng)過(guò)哪些步驟？

    （1）系統(tǒng)集成企業(yè)應(yīng)該了解項(xiàng)目背景、項(xiàng)目涉及的業(yè)務(wù)屬性和基本規(guī)律、業(yè)界的主流技術(shù)、業(yè)界和本企業(yè)以往的成功經(jīng)驗(yàn)。

    （2）了解項(xiàng)目本身的需求信息。

    （3）業(yè)務(wù)組以業(yè)務(wù)咨詢的角色對(duì)客戶的業(yè)務(wù)模式提出建議。

    （4）確定項(xiàng)目需求。

    14、為了獲取需求，應(yīng)如何更好的與客戶溝通？

    （1）制訂完善的溝通管理計(jì)劃。

    （2）在和客戶溝通之前學(xué)習(xí)和項(xiàng)目相關(guān)的背景知識(shí)。

    （3）用經(jīng)驗(yàn)和技巧引導(dǎo)客戶對(duì)需求進(jìn)行明細(xì)化。

    （4）對(duì)超出需求范圍的需求或不合理的需求，應(yīng)有技巧的說(shuō)服客戶。

    （5）使用多種方式和客戶進(jìn)行溝通。

    15、需求和溝通的關(guān)系是怎樣的？

    溝通和需求是密不可分的。

    IT項(xiàng)目通過(guò)客戶和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的溝通來(lái)傳遞需求，需求理解的失敗將導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗，而對(duì)于需求的理解又完全取決于溝通。

    在客戶和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的溝通過(guò)程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員需要對(duì)客戶提出的需求的理解進(jìn)行反饋，以保證雙方達(dá)成共識(shí)，保證需求的準(zhǔn)確獲取。只有獲得準(zhǔn)確的需求，才能在項(xiàng)目中事半功倍，使項(xiàng)目最終獲得成功，而這一切都取決于溝通。

    16、信息分發(fā)中涉及的技術(shù)包括哪些？

    信息分發(fā)就是向項(xiàng)目干系人及時(shí)提供所需的信息。

    信息分發(fā)中涉及的技術(shù)包括溝通技術(shù)、信息收集和檢索系統(tǒng)、信息分發(fā)方法、取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。

    17、應(yīng)如何制訂溝通管理計(jì)劃？

    （1）識(shí)別項(xiàng)目干系人。

    （2）對(duì)項(xiàng)目干系人的信息需求和溝通風(fēng)格進(jìn)行分析。

    （3）針對(duì)不同的信息需求和溝通風(fēng)格，使用正確的溝通技術(shù)。

    （4）注意信息的同步問(wèn)題。

    （5）監(jiān)督信息是否獲得正確理解。

    18、在和多個(gè)單位溝通時(shí)，應(yīng)注意什么保證溝通高效？

    應(yīng)注意項(xiàng)目?jī)?nèi)外的區(qū)別，即對(duì)內(nèi)有分別，對(duì)外一致。

    在和對(duì)方溝通時(shí)，采用對(duì)方能接受的溝通方式進(jìn)行溝通。

    在召開(kāi)會(huì)議之前，做好充分的會(huì)議準(zhǔn)備，明確會(huì)議主題和議題，力求把會(huì)議辦成高效的、真正解決問(wèn)題的會(huì)議。會(huì)議結(jié)束后應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄，會(huì)議的決策應(yīng)分發(fā)到相關(guān)人員進(jìn)行執(zhí)行。

    19、在信息分發(fā)方面，溝通管理可能存在的問(wèn)題有哪些？

    （1）對(duì)所提供的信息未進(jìn)行準(zhǔn)確性和真實(shí)性驗(yàn)證。

    （2）在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中未制訂相應(yīng)的信息匯報(bào)發(fā)布規(guī)則制度。

    （3）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員溝通方式單一。

    （4）沒(méi)有建立信息分發(fā)規(guī)則。

    可采取的相應(yīng)措施有：

    （5）核實(shí)信息，并建立完善的應(yīng)急備用方案。

    （6）制訂團(tuán)隊(duì)信息分發(fā)規(guī)則，并督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)真執(zhí)行。

    （7）引入多種溝通方式和溝通工具，如引入電子郵件、辦公自動(dòng)化平臺(tái)和項(xiàng)目信息發(fā)布平臺(tái)等，增強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通。

    （8）建立完善的匯報(bào)制度，明確需要匯報(bào)的信息內(nèi)容和匯報(bào)周期。

    20、信息分發(fā)中應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？

    信息分發(fā)是指整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中項(xiàng)目干系人及時(shí)地收取和共享信息。

    信息分發(fā)應(yīng)注意四個(gè)方面：

    （1）誰(shuí)是信息的接收者；

    （2）發(fā)布的信息內(nèi)容和格式是什么；

    （3）在什么時(shí)間發(fā)送這些信息；

    （4）以什么方式發(fā)布信息。

    信息可以通過(guò)多種方式發(fā)布，如可以使用電子郵件、傳真、電話、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和網(wǎng)上會(huì)議等電子方式發(fā)布，也可以在項(xiàng)目會(huì)議中公布。

    總之，信息發(fā)布需要讓特定的人在特定的時(shí)間內(nèi)接收到其需要的信息。

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