電子會計憑證新規(guī)下，無紙化報銷成為企業(yè)財務管理新趨勢。企業(yè)需確保電子憑證合法真實、傳輸存儲安全，并適配會計核算系統(tǒng)。操作中，需完成電子發(fā)票獲取、驗簽驗真、報銷審批、會計記賬與歸檔等流程，同時保存XML格式文件并強化數(shù)據(jù)安全管理。

一、無紙化報銷的前提條件

1、電子會計憑證的合法性與真實性：接收的電子會計憑證需經(jīng)查驗合法、真實，這是無紙化報銷的基礎。

2、傳輸與存儲的安全性：電子會計憑證的傳輸、存儲需安全、可靠，任何篡改需能及時被發(fā)現(xiàn)。

3、會計核算系統(tǒng)的適配性：使用的會計核算系統(tǒng)需能夠準確、完整、有效接收和讀取3、電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，并按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務。

4、歸檔管理的合規(guī)性：電子會計憑證的歸檔及管理需符合《會計檔案管理辦法》等要求。

二、無紙化報銷的操作流程

1、電子會計憑證的獲取與存儲

企業(yè)可通過郵箱下載、稅務局網(wǎng)站下載等渠道獲取數(shù)電票的數(shù)字簽名XML數(shù)據(jù)文件。

將獲取的數(shù)電票存儲至發(fā)票池，對于無報賬系統(tǒng)支撐文件獲取和存儲的企事業(yè)單位，可由員工手工下載至本地存儲。

2、票據(jù)驗簽與發(fā)票驗真

在進行報銷入賬之前，企業(yè)需對接收的帶數(shù)字簽名的XML格式的數(shù)電票進行發(fā)票查驗，以保證發(fā)票的真實性。

只有查驗成功的發(fā)票才可報銷入賬，企業(yè)需記錄發(fā)票的驗真、驗簽信息。

3、報銷申請與審批

報銷人通過無紙化報銷系統(tǒng)提交報銷申請，上傳電子發(fā)票及相關附件。

審批人在線審核報銷申請，確認無誤后審批通過。

4、會計記賬與歸檔

核算系統(tǒng)根據(jù)報銷業(yè)務信息、數(shù)電票的電子憑證信息，按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務。

企業(yè)需按照《會計檔案管理辦法》等要求，將電子會計憑證進行歸檔，以備財政部相關監(jiān)管部門查驗。

三、無紙化報銷的注意事項

1、確保系統(tǒng)兼容性：企業(yè)需確保會計核算系統(tǒng)能夠適配電子憑證會計數(shù)據(jù)標準，具備處理符合標準的電子會計憑證的能力。

2、保存XML格式電子文件：無論是否打印數(shù)電票，都需保存含有數(shù)字簽名的XML格式電子文件。

3、加強數(shù)據(jù)安全管理：無紙化報銷涉及大量電子數(shù)據(jù)，企業(yè)需加強數(shù)據(jù)安全管理，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。